Документооборот - важная область деятельности любой компании, ее автоматизация всегда позволяет повысить скорость и надежность работы с документами. Согласование, утверждение, хранение и поиск бумажных документов требует много времени и внимания сотрудников. Чем крупнее организация, чем больше поток документов, чем выше степень взаимодействия между сотрудниками, тем больше трудозатраты на создание, пересылку, обсуждение и архивирование бумажных документов. Поэтому автоматизация документооборота, переход на работу с электронными документами - естественный шаг для любого руководителя, стремящегося к повышению скорости и эффективности работы своей компании.
Как правило, под электронным документооборотом понимается создание, передача, обработка и хранение всего объема корпоративной документации в корпоративной информационной системе, обеспечивающие совместную работу сотрудников, быстрый поиск необходимых данных и надежное хранение документов.
Основные преимущества электронного документооборота:
- Мгновенный доступ сотрудников к актуальной информации, возможность совместной обработки документов;
- Мгновенная доставка документов адресату;
- Уменьшение ошибок, вызванных "человеческим фактором";
- Мгновенный поиск документов;
- Возможность хранения нескольких версий документов;
- Улучшение взаимодействия между сотрудниками;
- Сокращение потребности в дополнительном персонале;
- Разграничение доступа к документам;
- Возможность восстановления уничтоженных документов;
- Снижение расходов на хранение документации, повышение надежности хранения.
Системы электронного документооборота бывают разные – есть огромные и дорогие, которые пишутся годами под специальные задачи, есть легкие и небольшие, востребованные практически в любой компании. Мы ориентируемся на разработке эффективных, экономичных, удобных в использовании и сопровождении систем, способных решать ключевые задачи работы с электронными документами и развиваться в соответствии с вновь появляющимися требованиями бизнеса. В качестве платформы мы выбрали технологию Microsoft SharePoint, позволяющую быстро и с минимальными затратами разрабатывать, поддерживать и развивать современные системы электронного документооборота.
Microsoft SharePoint Server позволяет создавать корпоративные хранилища данных, предоставлять сотрудникам доступ к информации в соответствии с их правами, автоматизировать ключевые бизнес-процессы офисной деятельности на основе надежного и безопасного доступа к корпоративным данным. Созданный на его основе Microsoft SharePoint Online, входящий в состав Microsoft Office 365, позволяет создавать более мощные и мобильные системы электронного документооборота, использующие все преимущества онлайн-сервисов Microsoft - сокращение стоимости и сроков внедрения, уменьшение цены владения за счет отказа от собственных серверных мощностей, удобное масштабирование. Дополнительные преимущества решений на Microsoft Office 365 - повышенная безопасность и надежность хранения данных; новый уровень мобильности сотрудников, способных обратиться к нужным документам из любой точки через Internet с компьютеров и мобильных устройств; автоматическое обновление платформы со стороны Microsoft без дополнительных расходов пользователя.
Примером такого решения может служить система согласования договоров. Разработанная специально для Microsoft SharePoint Online в формате Microsoft SharePoint Add-In, она ускоряет и облегчает совместную работу по согласованию договоров с учетом различных ролей участников бизнес-процессов и их прав доступа к документам. Информация по другим системам электронного документооборота, разработанным нашей компанией, доступна на страницах нашего сайта:
ДОКУМЕНТООБОРОТ 365
Специальное предложение нашей компании, объединяющее технологии Microsoft и разработанные нами решения. Линейка продуктов "Документооборот 365" включает все необходимое сервисы для работы с корпоративной информацией - инструменты создания и редактирования документов, почтовую систему и средства аудио- и видеосвязи, надежные и безопасные хранилища личных и корпоративных данных. Большая часть этих технологий - Exchange, SharePoint, Word, Excel - уже стали стандартом де-факто на российском рынке, мы лишь расширили их возможности для пользователей, добавив системы автоматизации документооборотаи решения специальных офисных задач.
Основные преимущества автоматизации бизнес-процессов с помощью "Документооборота 365" по сравнению с традиционным подходом:
- Экономичность. Предлагаемые нами варианты использования ПО дешевле и надежнее. Больше никаких вечных лицензий, апгрейдов серверов и новых версий ПО! Вместо этого - сокращение налогов на прибыль и имущество, Internet-связь вместо командировок и междугородных звонков, отказ от прямых и косвенных расходов на собственный ЦОД.
- Надежность. Постоянная доступность приложений и данных на уровне 99,9% гарантируется Microsoft за счет георепликации. С резервным копированием - 100%. Электронные документы не теряются, а уничтоженные - восстанавливаются. Режим версионности позволяет хранить нескольких версий каждого документа.
- Безопасность. Разграничение доступа, исключение физических угроз данным, встроенные антивирус и антиспам, георепликация.
- Скорость. Безбумажная технология избавляет от ручных операций и длительного сбора подписей, электронные документы мгновенно согласовываются и мгновенно ищутся.
- Мобильность. Электронные документы доступны с любого устройства и из любой точки. Чаты, видео- и аудио-конференции через Internet. Откажитесь от офиса, откажитесь от серверной инфраструктуры, работайте, где вам удобно!
Наше предложение рассчитано в первую очередь на тех, кто стремится к максимальному сокращению расходов (за счет отказа от устаревших технологий) и повышению эффективности бизнеса (за счет сокращения ручного труда, рутины и «человеческого фактора»). Мы поможем максимально облегчить совместную работу сотрудников с документами; обеспечим их надежное и безопасное хранение; ускорим создание, согласование и поиск документов! Подробнее...