Быстрое распространение системы рабочих помещений без закрепленных за сотрудниками постоянных рабочих мест несет много преимуществ, но имеет серьезный недостаток – отсутствие гарантированного рабочего места/свободной переговорной в случае приезда сотрудника в офис или встречи команды специалистов. И пандемия COVID-19 требует соблюдения социальной дистанции между работниками. Для решения этой проблемы мы предлагаем систему «Workspace Booking Manager 365 2.0», работающую в Microsoft Office 365 (возможна также работа системы на земле на Microsoft SharePoint Server).
Описание задачи
Культура работы «sharedesk» / «openspace», предусматривающая отсутствие у сотрудников постоянных рабочих мест, начала развиваться несколько лет назад – такая практика позволяла экономить на офисных площадях и повышала уровень взаимодействия сотрудников. Пандемия COVID-19 только усилила эту тенденцию – сотрудники, стали заезжать в офис лишь по необходимости (например, с кем-то встретиться лично), а сами офисные площади стали сокращаться в силу экономических причин. Окончание карантина и возвращение части работников в офис привели к неожиданным последствиям – свободных помещений стало не хватать. Требования соблюдения социальной дистанции в офисе только осложняют положение. Единственный выход – своевременное бронирование рабочих мест и переговорных.
Краткое описание системы
Система «Workspace Booking Manager 365» позволяет сотрудникам зарезервировать на схеме рабочее место (рабочую область), переговорную или место на парковке на определенные дату и время, с точностью до часа. При этом контролируется список бронирований, сделанных ранее - система не даст возможности забронировать уже занятое место. При бронировании используются уникальные для каждой организации планы помещений, число используемых планов не ограничено.
Основные преимущества:
- Доступ как непосредственно из Microsoft Teams, так и через браузер без дополнительной авторизации.
- Возможность самостоятельной загрузки и разметки заказчиком новых планов помещений.
- Возможность создания при разметке объектов круглой, прямоугольной и многоугольной формы, а также составных объектов - состоящих из нескольких элементов, возможно не касающихся друг друга.
- Наглядность – выбор нужного места по схеме, где указаны все доступные для бронирования/занятые объекты, по дням с указанием времени бронирования и сотрудника, сделавшего бронирование. Щелчок по выбранному объекту выводит окно бронирования. Цвет стола в помещении указывает его доступность – забронирован на весь день, на часть дня, доступен полностью и т.д. Возможна онлайн-отмена сделанного бронирования.
- Контроль времени бронирования - сотрудник не сможет заказать разных 2 места на одно и то же время.
- Режим COVID19 – возможность принудительного соблюдения норм социальной дистанции при бронировании рабочих мест. Столы в пределах социальной дистанции от забронированных и недоступны для нового бронирования.
- Возможность бронирования от лица другого сотрудника.
- Оповещение автора бронирования с подтверждением даты, времени и места бронирования или отмены сделанной брони.
Требования к системе:
- Microsoft Office 365 в редакции с SharePoint Online и Microsoft Teams или Microsoft SharePoint Server.
- Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online.
Доступна демо версия
Работа системы - бронирование рабочих мест
Работа системы - загрузка и разметка новых планов помещений
Скриншоты решения:
Доступные для бронирования места
Бронирование рабочего места/объекта
Редактирование плана: добавление нового объекта для бронирования
Выбор плана помещения
Список бронирований для выбранного рабочего места
Список всех бронирований на выбранную дату
