ТСО Google Apps

При оценке эффективности внедрения Google Apps for Business (GAFB) важнейшим критерием выступает общая стоимость владения ресурсом (total cost of ownership – TCO). По итогам проекта часто обнаруживается, что показатель TCO для GAFB существенно превышает цифру 50 долл. на пользователя в год, заявляемую Google. Кроме того, использование GAFB в корпоративной среде может потребовать дополнительных затрат на развертывание, ИТ-поддержку и обучение. В данном документе мы попробуем оценить основные статьи расходов, влияющие на стоимость TCO для GAFB.

Затраты на внедрение

Миграция электронной почты. Заказчики, внедряющие Google Apps, должны провести миграцию сообщений электронной почты, контактов, задач, папок и других данных из используемых ранее систем обмена сообщениями, таких как Microsoft Exchange Server.

Контакты	Для переноса контактов из Microsoft Outlook необходимо установить Google Apps Sync for Outlook и дополнительный компонент для управления контактами на уровне организации. Данная утилита работает нестабильно, с непредсказуемыми результатами.
Задачи	Перенести задачи из Outlook в Google невозможно, их нужно создавать заново.
Списки рассылки	Google Apps Sync не переносит списки рассылки, их необходимо создать заново.
Общие папки	Для того, чтобы использовать общие папки Exchange, требуется либо вручную загрузить все документы и предоставить к нем совместный доступ через Google Apps, либо воспользоваться решениями независимых разработчиков.
Скрытые затраты	Exchange to Google Apps Migrator - будет необходима применение специализированного инструмента миграции почтовых ящиков Microsoft Exchange в Gmail, его цена составляет 15-20 долларов на пользователя.

Интеграция и синхронизация каталога и адресной книги. Поскольку служба каталога Google Apps предлагает весьма ограниченные функции и возможности синхронизации, ИТ-службам приходится внедрять службы каталогов независимых разработчиков.

Интеграция Active Directory	Для интеграции Active Directory необходимы специализированные средства.
Односторонняя синхронизация каталога	Возможна только односторонняя загрузка каталога Google Apps в локальный каталог по протоколу LDAP. Для этого требуется установка внешней программы.
Синхронизация глобальной адресной книги	Возможна настройка сервера на синхронизацию с каталогом Google Apps по протоколу LDAP, но просмотр каталога невозможен, доступен только поиск.
Синхронизация паролей	Пользователи должны отдельно вводить пароли для доступа в сеть и для Google Apps. Единый вход возможен при использовании независимого решения.

	MyOneLogin: единый вход в for Google Apps.	36 долл. на
Скрытые затраты		пользователя в год
Скрытые затраты	Promevo gPanel Premiere: управление контактами.	8 долл. на
		пользователя в год

Интеграция Microsoft Outlook с Gmail, Google Talk и видеоконференциями Google. Чтобы интегрировать Google Apps с Microsoft Outlook, требуются дополнительные, не всегда стабильно работающие компоненты.

Google Apps Sync для Outlook	Этот компонент предназначен для синхронизации Outlook с Google Apps, но синхронизация выполняется лишь частично. Возможно, пользователям придется работать с двумя почтовыми ящиками.
Синхронизация свободного и занятого времени в календаре Outlook	Не выполняется оперативная синхронизация с календарем Outlook для отображения свободного и занятого времени.
Google Talk	Средства Google IM/Chat не интегрируются с Outlook. Необходимо установить клиент Google Talk для получения оповещений по электронной почте.
Google Gears	Это приложение обеспечивает синхронизацию Gmail и Google Docs в автономном режиме, но поддержка Google Gears прекращена в мае 2010 г.
Компонент видеоконференций Google Talk	Необходимо установить этот компонент, чтобы обеспечить видеоконференции для Google Talk.
Скрытые затраты	Тестирование, внедрение и поддержка компонентов, которые не всегда корректно работают и могут быть без предупреждения отозваны Google.

Поддержка мобильных пользователей. От ИТ-службы может потребоваться установка дополнительных компонентов для синхронизации почты, календарей и контактов Google Apps и мобильных пользователей.

Синхронизация BlackBerry	Синхронизация повторяющихся встреч Google Apps не работает с BlackBerry, требуется поддержка BlackBerry Enterprise Server (BES).
Синхронизация iPhone и других смартфонов	Средство Google Sync для синхронизации мобильных устройств на момент подготовки этого документа все еще находилось на стадии бета-тестирования и имело ряд ограничений.

	CompanionLink for Google: синхронизация контактов, календарей и задач Outlook с учетной записью Google (не работает с телефонами BlackBerry).	39,95 долл. на пользователя
Скрытые затраты
Скрытые затраты	ExchangeMyMail: требуется для поддержки более чем 500 телефонов BlackBerry.	120 долл. на пользователя в год

Затраты на ИТ-администрирование

ИТ-администрирование. ИТ-администраторам часто приходится тратить лишнее время на обслуживание GAFB из-за недостаточной поддержки от Google. На поддержку внешних компонентов и клиентских программ-соединителей, необходимых для полноценной работы GAFB, также тратится дополнительное время.

Выпуск и отзыв функциональности без предупреждения	Google часто выпускает новые функции, требующие дополнительной поддержки, а также прекращает поддержку приложений, как в случае Google Gears, почти без предупреждения.
Фрагментарное администрирование	Некоторые функции доступны для управления средствами GAFB, но другие требуют установки Postini или другого внешнего компонента. Не хватает макросов и скриптов для выполнения стандартных административных задач.

Невозможность делегирования прав администратора	Администраторы всегда обладают всеми правами управления учетной записью и не могут делегировать конкретные задания. Любой пользователь, получивший права администратора, может заблокировать всю систему.
Ненадежные отчеты и журналы	Для получения отчетов, подходящих для аудиторов, необходимо использование дополнительных продуктов. GAFB не регистрирует момент удаления пользователя, и не предоставляет готовых отчетов - только API.
Отсутствие унификации управления	Администраторы не могут на уровне предприятия управлять адресными книгами внешних контактов, таких как заказчики, партнеры и поставщики.
Ненадежное разрешение проблем	Пользователи, испытывающие проблемы с GAFB, пытаются получить поддержку на форумах сообществ GAFB.
Перегруженные службы помощи	Интерфейс GAFB недружественен к пользователям и не предлагает ряда функций, привычных пользователям Microsoft Office, поэтому службы помощи Google перегружены запросами.

Скрытые затраты	Power Panel for Google Apps: возможность делегировать задачи администрирования, выполнять макросы и скрипты, импортировать контакты с общим доступом и управлять ими.	8 долл. на пользователя в год
Скрытые затраты	Google Apps Help Desk Support Services: помощь оператора, управление удаленным рабочим столом.	360 долл. на пользователя в год
		+ 30 долл. на каждого нового пользователя

Безопасность и архивирование. Средства Google Apps изначально были разработаны в потребительском подразделении Google и не предусматривали соответствия корпоративным стандартам безопасности и архивирования. За функции защиты электронной почты и соответствия требованиям сохранения архивов требуется отдельная плата.

Шифрование	Пользователи не могут зашифровывать конфиденциальные сообщения.
Конфиденциальность	Пользователи не могут помечать сообщения, как личные или конфиденциальные.
Information Rights Management (IRM)	Поскольку Google Apps не поддерживает IRM, получатели сообщений электронной почты могут редактировать, пересылать или выводить на печать конфиденциальную информацию, копировать ее в свои документы и распространять как внутри организации, так и вне ее.
Мгновенные сообщения «без протокола»	Пользователи могут обмениваться мгновенными сообщениями без ведения журнала сообщений.
Политики сохранения данных	Политики сохранения данных заказчиков подчинены условиям обслуживания Google. Например, Google оставляет за собой право хранить копии информации заказчиков любое количество времени.
Восстановление данных	Google не гарантирует сохранения резервных копий ящиков электронной почты на случай необходимости восстановления данных.

	Postini: обеспечивает некоторые функции безопасности и 10 лет сохранения информации Gmail.		33 долл. на пользователя в год
Скрытые затраты	Sendmail Sentrion Email Security Appliance for Google Apps:	22 500 долл.
Скрытые затраты	более надежная защита для Gmail.
	EchoSign Electronic Signature for Google Apps: функция eSignatures для Google Docs.		359 долл. на пользователя в год

Затраты на обучение и обеспечение эффективной работы пользователей

Затраты на обучение. После перехода на Google Apps многие пользователи обнаруживают, что самые простые задачи отнимают у них больше времени из-за незнакомого интерфейса и недостаточно информативной справочной системы. Некоторые функции не срабатывают, и самые простые задачи приходится выполнять сложным путем. Еще один источник путаницы и раздражения - постоянное изменение функций Google Apps.

Обучение пользователей и ИТ-специалистов

В зависимости от потребностей организации.

Снижение производительности из-за незнакомой электронной почты и неверного отображения документов.

Gmail менее интуитивно понятен и гибок, чем Microsoft Outlook, поэтому пользователи напрасно теряют многие часы работы. Отдельной проблемой может стать некорректное отображение документов Microsoft Office в Google Docs, которое также стоит многих рабочих часов пользователям.

Электронная почта	Для того чтобы найти нужное сообщение в Gmail, часто приходится прокручивать массу ярлыков, заменяющих папки. Вместе того, чтобы дать пользователям возможность организовывать электронную почту по папкам, Gmail навязывает им разметку сообщений различными ярлыками.
Текстовые документы	Разметки табуляции, интервалы между абзацами, поля страниц и иллюстрации меняют положение. Правки и комментарии сбиваются в сплошной текст. Верхние и нижние колонтитулы страниц объединяются в сплошной текст в начале документа.
Электронные таблицы	Иллюстрации и более сложные параметры форматирования, чем размеры и цвет фона ячеек, исчезают. Графики исчезают или отображаются в виде блоков с пометкой «No Data». Не поддерживается линии трендов и форматирование графиков, внешний вид итоговых отчетов непрезентабелен.
Презентации	Изменяется разрешение и качество растровой графики. Текстовые блоки меняют положение. Анимация и переходы исчезают.
Скрытые затраты	Теряются многие часы и дни работы пользователей, что потенциально может привести к существенным потерям в бизнесе.

Общая стоимость владения

Единовременные затраты на пользователя Google Apps

Exchange to Google Apps Migrator 15-20 долл.
Службы помощи Google Apps 30 долл.
Обучение конечных пользователей >0
Обучение ИТ-специалистов >0
Потеря продуктивности пользователей >0

Итого: >50 долл

Ежегодные затраты на пользователя Google Apps

Google Apps 50 долл.
MyOneLogin 36 долл.
Promevo gPanel 8 долл.
Power Panel for Google Apps 8 долл.
Google Apps Help Desk Support Services 360 долл.
Postini 33 долл.

Итого: 495 долл.

Дополнительные расходы на переход на Google Apps for Business

Если вам требуется решение хотя бы одной задачи из нижеперечисленных, переход на GAFB обойдется вашей компании дороже, чем 50 долл. на пользователя в год.

Задачи	Возможные затраты
Миграция данных: сообщения электронной почты, контакты, календари, документы		Внешние приложения, такие как Exchange to Google Apps Migrator. См. «Миграция электронной почты».
Интеграция каталога и синхронизация паролей	Время ИТ-специалистов на синхронизацию каталога и других серверов. Приложение MyOneLogin, обеспечивающее единый вход в систему. См. «Интеграция и синхронизация каталога и адресной книги».
Доступ в автономном режиме		Недоступен на уровне, предоставляемом Microsoft Outlook. См. «Интеграция Microsoft Outlook с Gmail, Google Talk и видеоконференциями Google».
Работа с клиентом Outlook	Время ИТ-специалистов на установку и поддержку Google Apps Sync for Outlook (синхронизация выполняется лишь частично, и пользователям, возможно, придется работать с двумя почтовыми ящиками). См. «Интеграция Microsoft Outlook с Gmail, Google Talk и видеоконференциями Google».
Поддержка мобильных пользователей		Время ИТ-специалистов на поддержку мобильной синхронизации. Приложения, такие как CompanionLink, для интеграции календарей. См. «Поддержка мобильных пользователей».
Круглосуточная телефонная поддержка	Время ИТ-специалистов на поддержку Google Apps. Поддержка независимой службы помощи для пользователей. См. «ИТ-администрирование».
Делегирование прав администратора		Внешние приложения, такие как Power Panel for Google Apps. Сбои из-за ошибок администраторов. См. «ИТ-администрирование».
Соответствие и архивирование документов	Внешние приложения, такие как Postini, для защиты и архивирования. См. «Безопасность и архивирование».
Повышенная безопасность		Внешние приложения, такие как SendMail и EchoSign Electronic Signature for Google Apps, для дополнительной защиты Gmail. См. «Безопасность и архивирование".
Обмен документов с заказчиками, партнерами и коллегами	Теряются многие часы и дни работы пользователей, что потенциально может привести к существенным потерям в бизнесе. См. «Потеря продуктивности».
Обучение пользователей при смене систем электронной почты и офисного пакета		Время на переобучение пользователей. Время на переобучение ИТ-специалистов. Затраты на заказные курсы обучения. См. «Затраты на обучение» и «ИТ-администрирование».