Создание, хранение и согласование юридических документов

Разработанная нами система согласования юридических документов на SharePoint Online полностью использует возможности SharePoint для надежного и безопасного хранения документов, одновременно предлагая такие преимущества облачных технологий, как полная мобильность доступа для сотрудников и партнеров и гибкость в оплате необходимых для работы ресурсов.

Для компаний, уже перешедших на работу с Microsoft Office 365, наша система позволяет увеличить отдачу от сделанных инвестиций и использовать преимущества Microsoft SharePoint для управления документами, а для компаний, выбирающих решение по автоматизации документооборота, облачная реализация позволит сэкономить значительные средства и сократить время развертывания решения.

Описание решения

Наша система предназначена для организации полного цикла документооборота юридических документов, включая создание, хранение и согласование договоров, обеспечение надежного хранения данных и разграничение доступа к ним.

Основной функционал включает в себя следующие возможности:

  • Ведение базы контрагентов и пайщиков
  • Создание и согласование договоров
    • Использование единого хранилища информации и возможность генерации типовых договоров по заданным шаблонам.
    • Возможность распечатки Листа-согласования и/или выгрузка его в формат Word.
    • Поддержка версионности.
    • Составление реестра договоров (всех или по отдельным типам) для аналитической обработки.
    • Ведение архива.
    • Многоуровневая система разграничения доступа к папкам и документам.
    • Создание договоров как с физическим, так и с юридическими лицами
    • Рассылка оповещений о новых задачах согласования и сроках их исполнения.
    • Контроль сроков истечения договоров и своевременная рассылка предупреждений.
  • Поручения
    • Постановка и контроль исполнения поручений.
    • Получение оповещений о событиях и поручениями в системе, уведомлений о приближении сроков исполнения, контроля, согласования/визирования, утверждения/подписания договоров.
    • Ведение реестра всех поручений.
    • Возможность выдачи поручений по документам.

Требования к системе

  • Подписка на SharePoint Online
  • Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online; Microsoft Office 2010 и выше любой редакции или подписки на Office Online

Ключевые преимущества

  • Единая база справочников клиентов 
  • Неограниченные цепочки согласования 
  • Сокращение затрат на администрирование 
  • Ускорение создания договоров на основании настроенных шаблонов
  • Мониторинг процесса согласования и выявление «узких мест»
  • Выдача поручений и контроль за сроком их исполнения

Этим функционалом уже пользуются

 ПО «РОСТ»  «Внедрение системы позволило значительно упростить работу с пайщиками, контрагентами и сотрудниками компании за счет появившейся «прозрачности» в работе с документами.»
                                                                                               Юлия Горохова, ПО «РОСТ»

Скриншоты системы

Шаблоны договорных документов

Шаблоны договрных документов

Реестр договоров по типам

Реестр договоров по типам
Панель управления документами

Панель управления документами

Карточки договоров

Карточки договоров

Задачи согласования

Задачи согласования

Примеры оповещения пользователей

Оповещение пользователей

Матрица согласования

Матрица согласования



Яндекс.Метрика