Управление инспекциями на платформе Office 365

В компаниях и департаментах, предоставляющих сервисные услуги, одним из факторов обеспечения бесперебойной работы обслуживаемого оборудования и объектов, выступает контроль своевременности проведения профилактических инспекций и соблюдения требуемого периода времени между инспекциями. Для автоматизации такого контроля мы предлагаем решение «Управление инспекциями», выполненное на платформе Microsoft Office365, позволяющее заполнять журнал обслуживания напрямую с мобильных устройств и собирать информацию о состоянии объектов для дальнейшего анализа.

Описание задачи

Необходимо автоматически доводить до специалистов, выезжающих на обслуживание объектов и оборудования, адреса объектов, ожидающих/подлежащих очередной инспекции, и занести в сводный журнал обслуживания сведения о фактически проведенных инспекциях по всем объектам с накоплением дополнительной информации о состоянии объектов и инфраструктуры, и ее дальнейшего анализа.

Описание Системы

Система автоматизации работы мобильных инженеров «Управление инспекциями» входит в линейку «Документооборот 365» (www.alwgroup.ru) и использует для своей работы Microsoft Office 365 (а именно – SharePoint Online и PowerApps) и сервис бизнес-аналитики Microsoft PowerBI. Она разработана применения компаниями-поставщиками услуг и отделами обслуживания крупных промышленных предприятий в таких отраслях, как ТЭК, телекоммуникации, транспорт и т.д., выполняющими регулярный мониторинг и обслуживание различных объектов и оборудования.

«Управление инспекциями» контролирует проведение ремонтных или профилактических работ на различных объектах, обслуживаемых сервисной компанией/сервисным департаментом – выводит на мобильное устройство инженера список объектов, которые необходимо посетить для очередного обслуживания; пересылает в компанию информацию о проведении работ на объектах тем или иным специалистом с фиксацией даты и времени обслуживания; автоматизирует составление общей отчетности о проведении работ на всех обслуживаемых компанией объектах  с фиксацией даты обслуживания и указанием периода между посещениями объектов. Дополнительные возможности – геолокация и накопление информации о состоянии обслуживаемых объектов для последующего анализа.

 

Inspections Manager

"Управление инспекциями" разработана для повышения уровня внутренних коммуникаций и автоматизации обслуживания объектов полевыми инженерами, обеспечивая все современные требования к современному ПО автоматизации бизнеса:

  • надежный мобильный доступ к информации для всех пользователей
  • безопасность корпоративных данных
  • ускорение бизнес-результатов для высшего руководства

Обычно полевые инженеры посещают офис компании, чтобы получить список объектов для инспекций, и должны подписывать документ с клиентом после того, как работа будет завершена, чтобы подтвердить факт инспекции. Затем им необходимо вернуть этот документ в офис компании, где кто-то его отсканирует, введет их в систему и поместит в папку в специальном шкафу. Это долгая процедура, требующая большого количества ручных операций, поездок инженеров в офис и обратно, и тратящая впустую огромное количество времени сотрудников на заполнение документов. Управление инспекциями позволяет сервисной компании автоматизировать управление деятельностью полевых инженеров, отслеживать обслуживаемые объекты, генерировать общие отчеты и обеспечивать соответствие компании SLA для каждого объекта.

"Управление инспекциями" состоит из мобильного приложения, скачиваемого на устройство полевого инженера, и системы на SharePoint Online, которая собирает и обрабатывает данные. Для организации обмена информацией между мобильным устройством полевого инженера и Office 365 используется технология PowerApps, а онлайн сервис PowerBI используется для создания общих отчетов по итогам обслуживания с разбиением по объектам, инженерам и временем между проведенными инспекциями.

Основные возможности:

  • Автоматическое определение местоположения инженера и информирование его о списке объектов, ждущих обслуживания
  • Проверка фактического местоположения инженера после получения от него уведомления о начале обслуживания на объекте
  • Автоматическое получение информации о времени начала и окончания обслуживания в каждом обслуживаемом объекте
  • Ускоренный обмен информацией между мобильным устройством полевых инженеров и центральным офисом
  • Сбор информации об обслуживании, проведенном всеми сервисными инженерами, и создание сводных отчетов по вей компании
  • Соблюдение сроков профилактических работ
  • Выявление объектов с пропущенными датами планового обслуживания, предотвращая нарушений SLA
  • Сбор статистики о выполненном обслуживании и накопление дополнительных данных об объекте (тип оборудования, список найденных проблем, тип посещения - нерегулярный или аварийный, результаты ремонта, фото и видеофайлы)

"Управление инспекциями" устраняет необходимость подтверждения факта обслуживания путем подписания документов с представителем клиента и автоматически пересылает информацию об услуге, выполняемой в центральный офис сразу же после ее завершения. Процесс контроля прост, ясен и быстр. Эти данные предоставляют сервисной компании убедительные доказательства, подтверждающие предоставление услуг в указанное время и выполнение условий контрактов. Это может быть полезно в случае юридических споров с клиентом.

По словам одного из заказчиков, занимающегося сервисным обслуживанием объектов ЖКХ по контракту с местными органами власти, развертывание системы позволило повысить качество услуг, улучшить контроль над деятельностью полевых инженеров, а главное - уменьшило объем штрафов за несвоевременное обслуживание по сервисным договорам, на 80%.

Требования к системе:

  • Microsoft Office 365 и Microsoft PowerBI
  • Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online
  • Мобильная платформа, совместимая с PowerApps

Ключевые преимущества системы:

  • Единый центр контроля сервисных инженеров
  • Гибкая система прав доступа
  • Ежедневное оповещение руководителей службы о посещенных объектах
  • Контроль посещения объекта с комментарием исполнителя
  • Контроль пропуска требуемых сроков обслуживания объектов
  • Накопление информации о состоянии посещенных объектов/оборудования
  • Геолокация и контроль реального местонахождения инженеров
  • Доступ через браузер из любой точки мира

 

Этим функционалом уже пользуются  

Profi-system«Внедрение системы позволило мне, как руководителю компании повысить прозрачность контроля за текущим состоянием дел.
Ежедневная сводка даёт мне понимание о работе моих сотрудников, а разработанная отчетность за счет визуального представления позволяет мне выявить проблемные места и оперативно отреагировать на ситуацию».

С. Лемзяков, Генеральный директор ПРОФИ-СИСТЕМ

 

Cкриншоты решения

 

Мобильное приложение - личный список посещенных инженером объектов

Personal history engineer objects

 

Общий журнал посещений объектов

General journal visits

 

Журнал посещения по людям

The journal visits the people

Список обслуживаемых объектов 

The list of accepted objects

Отчет по обслуженным объектам по людям, по местонахождению объектов и по срокам инспекций

Report on serviced for people, on the location of objects and timing of inspections

 

Запись вебинара с презентацией возможностей системы «Управление инспекциями» и демонстрацией ее работы доступна по адресу https://1drv.ms/f/s!AqJVEGwwPBAEgqMh2PUyOH0hklkJRQ

 

Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14;   +7 (495) 433-03-58 или напишите нам на электронную почту 



Яндекс.Метрика