Для обеспечения бесперебойной работы технологического оборудования компаниям и департаментам, занимающихся его обслуживанием по сервисным договорам, необходимо контролировать выполнение требований регламента и соблюдение графика профилактических и сервисных работ. Для автоматизации такого контроля мы предлагаем решение «Управление инспекциями», выполненное на платформе Microsoft Office365, позволяющее автоматически заполнять журнал обслуживания, контролировать точное выполнение требований сервисных контрактов и управлять работой выездных специалистов.
Описание задачи
Необходимо быстро предоставлять специалистам, выезжающим на обслуживание объектов и оборудования, адреса объектов, ожидающих/подлежащих очередной инспекции и автоматически формировать сводный журнал обслуживания с данными о фактически проведенных инспекциях с накоплением дополнительной информации о состоянии объектов и инфраструктуры. Сведения о проведенных инспекциях необходимо соотносить с требованиями регламента обслуживания, указанного в сервисном договоре, и контролировать выполнение SLA.
Описание Системы
Система автоматизации работы мобильных инженеров «Управление инспекциями» входит в линейку «Документооборот 365» (www.alwgroup.ru) и использует для своей работы Microsoft Office 365 (SharePoint Online и PowerApps) и сервис бизнес-аналитики Microsoft Power BI. Она разработана для применения компаниями-провайдерами услуг и отделами обслуживания крупных промышленных предприятий в таких отраслях, как ТЭК, телекоммуникации, транспорт и т.д., выполняющими регулярный мониторинг и обслуживание различных объектов и оборудования.
«Управление инспекциями» контролирует своевременное проведение ремонтных и профилактических работ на различных объектах, обслуживаемых сервисной компанией/сервисным департаментом – выводит на мобильное устройство инженера список объектов, которые необходимо посетить; пересылает в компанию информацию о проведении работ на объектах тем или иным специалистом с фиксацией места, даты и времени обслуживания; составляет отчеты о проведении работ на всех обслуживаемых компанией объектах и проверяет соблюдение графика обслуживания. Дополнительные возможности – контроль нахождения сотрудников с помощью геолокации; накопление информации о состоянии обслуживаемых объектов для последующего анализа; возможность онлайн-доступа специалиста на месте к технической и служебной информации по оборудованию (документация, список неисправностей, инструкции по эксплуатации и т.д.); визуальная бизнес-аналитика.
Система разработана для повышения уровня внутренних коммуникаций с использованием новейших технологических возможностей и реализует основные требования к автоматизации бизнес-процессов:
- надежный мобильный доступ к информации для всех пользователей;
- безопасность корпоративных данных;
- наглядное представление бизнес-результатов для руководства;
Обычно выездные инженеры посещают офис компании, чтобы получить наряд на работы и список объектов для инспекций, а после завершения работы должны подписать у заказчика документ, подтверждающий факт проведения работ. Затем им необходимо вернуть этот документ в офис компании, где кто-то его отсканирует, введет в систему и поместит в папку в специальном шкафу. Это долгая процедура, требующая большого количества ручных операций, поездок инженеров в офис и обратно, и траты огромного количества времени на заполнение и хранение (а при необходимости и поиска) большого объема бумажной документации. Наша система позволяет сервисной компании автоматизировать управление выездными инженерами, отслеживать состояние дел на всех обслуживаемых объектах, генерировать отчеты и обеспечивать выполнение SLA для каждого объекта. При этом исключается необходимость работы с бумажными документами - для передачи и хранения служебной информации используется Internet.
"Управление инспекциями" состоит из мобильного приложения, скачиваемого на устройство инженера, и системы на Office 365, которая собирает и обрабатывает данные. Обмен информацией между мобильным устройством и Office 365 ведется с помощью технологии PowerApps, а онлайн-сервис Power BI используется для создания общих отчетов по итогам обслуживания с разбиением по объектам, инженерам и контроля выполнения SLA.
Основные возможности:
- Автоматическое определение местоположения инженера и информирование его о списке объектов, ждущих обслуживания.
- Проверка фактического местоположения инженера после получения от него уведомления о начале работ на объекте.
- Автоматическое получение информации о времени начала и окончания обслуживания.
- Ускоренный обмен информацией между мобильными устройствами полевых инженеров и центральным офисом.
- Сбор информации о работах всех инженеров и создание сводных отчетов по компании.
- Соблюдение сроков профилактических работ.
- Выявление объектов с пропущенными датами планового обслуживания, предотвращение нарушений SLA.
- Сбор статистики о выполненном обслуживании и накопление дополнительных данных об объекте (тип оборудования, список найденных проблем, тип посещения - нерегулярный или аварийный, результаты ремонта, фото и видеофайлы).
- Онлайн-доступ инженера к необходимой информации по оборудованию (статистика работы и список неисправностей в прошлом, инструкции по эксплуатации, планы и схемы объектов, различная документация и т.д.)
"Управление инспекциями" устраняет необходимость в подписании документов с клиентом для подтверждения факта обслуживания и автоматически пересылает информацию об проведении работ услуге в центральный офис сразу же после их завершения. Процесс контроля прост, прозрачен и быстр. Полученные данные предоставляют сервисной компании документальное подтверждение выполнения работ в соответствии с условиями договора. По словам одного из заказчиков, занимающегося сервисным обслуживанием объектов ЖКХ по контракту с местными органами власти, развертывание системы позволило повысить качество услуг, улучшить контроль над деятельностью полевых инженеров, а главное - уменьшило объем финансовых претензий со стороны заказчика на 80%.
Требования к системе:
- Microsoft Office 365 и Microsoft Power BI.
Ключевые преимущества системы:
- Единый центр контроля сервисных инженеров..
- Гибкая система прав доступа.
- Ежедневное оповещение руководителей служб о посещенных объектах.
- Контроль посещения объекта с комментарием исполнителя.
- Контроль соблюдения графика обслуживания объектов и предупреждение руководства в случае пропуска требуемых сроков работ.
- Накопление информации о состоянии посещенных объектов/оборудования.
- Геолокация и контроль реального местонахождения инженеров.
- Доступ через браузер из любой точки мира.
Этим функционалом уже пользуются
«Внедрение системы позволило мне, как руководителю компании повысить прозрачность контроля за текущим состоянием дел.
Ежедневная сводка даёт мне понимание о работе моих сотрудников, а разработанная отчетность за счет визуального представления позволяет мне выявить проблемные места и оперативно отреагировать на ситуацию».
С. Лемзяков, Генеральный директор ПРОФИ-СИСТЕМ
Полный текст интервью С. Лемзякова по поводу внедрения систему управления инспекциями читайте по ссылке: https://www.itweek.ru/its/article/detail.php?ID=200599&_utl_t=fb
Cкриншоты решения
Мобильное приложение - личный список посещенных инженером объектов
Общий журнал посещений объектов
Журнал посещения по людям
Список обслуживаемых объектов
Отчет по обслуженным объектам по людям, по местонахождению объектов и по срокам инспекций
Запись вебинара с презентацией возможностей системы «Управление инспекциями» и демонстрацией ее работы доступна по адресу https://1drv.ms/f/s!AqJVEGwwPBAEgqMh2PUyOH0hklkJRQ
Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14; +7 (495) 433-03-58 или напишите нам на электронную почту zapros@allware.ru