Согласование юридических документов – важнейшая часть работы любой организации. Новая версия системы «Управление договорами» расширяет возможности согласования и предлагает сотрудниками дополнительную гибкость в формировании маршрутов согласования.
Описание задачи:
Сотрудникам, ведущим договорную работу, необходим удобный и надежный механизм согласования создаваемых документов, обеспечивающий быстрое рассмотрение документов всеми участниками цепочки согласования, независимо от того, где они находятся в данный момент.
Описание системы:
Система «Управление договорами 5.0» полностью использует преимущества SharePoint для надежной и безопасной работы с документами, снижения расходов и обеспечения удобного мобильного доступа к информации. Система автоматизирует весь процесс работы с документами, предлагая гибкое управление согласованием и обеспечивая прозрачный доступ к информации о статусе договора. Основные задачи, решаемые системой – управление работой по составлению договора, управление согласованием документов, ведение архива заявок и договоров.
Основные возможности системы:
- Ведение информации о договорах компании в едином хранилище документов.
- Возможность последовательного и параллельного согласования. При параллельном согласовании реализуется сбор замечаний участников согласования. Если кто-либо отклонил запрос – его мнение будет учтено, но процесс не прервется. В случае отклонения запроса при последовательном согласовании процесс останавливается. Возможно совмещение последовательного и параллельного согласования в маршруте.
- Контроль сроков истечения договорных документов и своевременная рассылка предупреждений.
- Ролевая модель, матрица создания ролей с отображением должностей согласующих.
- Ведение архива и реестра договоров с возможностью разграничения прав доступа к нему и экспорта в Excel.
- Управление работами по подготовке договоров, распределение задач между сотрудниками юр. отдела, контроль и сдвиг сроков исполнения.
- Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа.
- Ведение истории по всем процессам согласования, законченным или нет, с информацией о загрузке и удалении вложений.
- Постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки).
- Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным через Internet, в том числе - с мобильных устройств.
- Архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках.
- Многоязычность (возможно создание версии с автоматической настройкой интерфейса на язык пользователя).
- Единая база контрагентов и ролей. Возможность работы с несколькими юридическими лицами для работы с договорами дочерних компаний с разграничением прав доступа для разных сотрудников.
- Связывание договоров и дополнительных соглашений к ним с соблюдением иерархии документов.
- Оперативное оповещение по почте участников процессов о назначенных задачах согласования и сроках их исполнения..
Ключевые преимущества версии 5.0:
- Единая база справочников клиентов.
- Неограниченные цепочки согласования документов.
- Ускорение создания документов с контрагентами на основании настроенных шаблонов.
- Поддержка делегирования полномочий по согласованию с / без подтверждения. Участник процесса согласования может назначить на свою роль другого сотрудника на период своего отсутствия.
- Возможность назначения группы сотрудников на роль согласования. В этом случае каждый из них получит возможность выполнить действие согласования и передать заявку далее.
- Возможность добавления контрагента во время согласования договора. Обычно контрагенты заводятся в справочник до запуска документа на согласование, теперь возможно добавить контрагента и во время составления заявки.
- Сохранение договора в формате PDF с «водяными знаками».
- Распечатка Листа-согласования документа с решениями и комментариями всех участников согласования.
- Подписание договоров с использованием квалифицированной ЭЦП.
- Поддержка версионности документов, многоуровневая система разграничения доступа к папкам и документам (пользователь не видит роли и маршруты, заведенные другими сотрудниками).
- Контроль над договорами дочерних компаний.
- Поддержка работы с европейскими юридическими лицами (доработан формат счетов).
- Возможность работы с системой из Microsoft Teams.
Ролевая модель
В системе предусмотрены следующие роли:
- Автор заявки на согласование – текущий пользователь, создающий запросы;
- Участник(и) согласования – сотрудник(и), указанный(ые) в маршруте согласования документов (с правом принятия решений);
- Юрист – сотрудник, выполняющие задачи по созданию и проверке договоров, заключаемых компанией, рассмотрению заявок на согласование, а также выполняющие различные юридические действия, необходимые при ведении юридической деятельности;
- Юрист-диспетчер – сотрудник, принимающий заявки на согласование и распределяющий работу и поручения сотрудникам-юристам.
- Администратор системы – лицо, отвечающее за заполнение справочников, заведение ролей и назначение на эти роли реальных лиц, а также настройку маршрутов согласования.
Требования к системе: Microsoft Office 365 или Microsoft SharePoint Server 2019.
Скриншоты решения
Главная страница
Этап согласования
Завершение согласования
