Новая версия системы сбора и согласования счетов расширяет каналы получения счетов, упрощает их обработку и предлагает несколько уровней согласования счетов до их оплаты. Применение новых инструментов Microsoft Office 365 значительно сокращает число ручных операций и ускоряет обработку документов.
Описание задачи
Быстрый рост B2B-коммерции ведет к тому, что счета за товары и услуги все чаще не пересылаются заказчикам по почте, а скачиваются ими самостоятельно на B2B-порталах и сайтах поставщиков. В этих условиях для своевременного проведения платежей и оптимизации финансовых потоков необходимо контролировать актуальность и необходимость оплаты всех полученных счетов, а также обеспечить их централизованное хранение. Учитывая большое число счетов, получаемых даже малым бизнесом, требуется максимально автоматизировать этот процесс.
Краткое описание
Новая версия нашей системы получения и согласования счетов использует Microsoft Teams, Microsoft Flow и Microsoft SharePoint Online, что позволяет обрабатывать счета, как пересылаемые по электронной почте, так и скачанные через Internet. Используемые роли менеджера и руководителя позволяют организовать несколько уровней проверки и одобрения счетов и сохранять одобренные и отклоненные счета в защищенном хранилище данных, где они становятся доступными для просмотра и обработки любому сотруднику, имеющему соответствующий доступ.
Требования к системе
- Microsoft Office 365 – планы Business Essentials, Business Premium, E1, E3 и E5.
- Браузер, поддерживающей работу с Office 365.
Ключевые преимущества системы
- Автоматическое получение счетов из сообщений электронной почты.
- Обработка счетов, скачанных через Internet.
- Многоуровневая система проверки и согласования счетов.
- Создание и ведение защищенного архива всех платежных документов по контрагентам и времени поступления платежных документов.
- Актуальность информации о поступивших в компанию счетах.
- Возможность развития в части разработки статусной модели с целью контроля оплаты.
- Гибкая система мобильного доступа к данным с возможностью разграничения прав на просмотр и редактирование документов.
- Возможность подключения разработанной нами системы согласования и оплаты счетов «Управление платежами».
Интерфейс Teams канала, используемого для получения счетов
Письмо проверяющему о поступлении нового счета
Эскалация одобрения счета на более высокий уровень
Одобрение эскалированного счета
Библиотека одобренных счетов
Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14 или напишите нам на электронную почту zapros@allware.ru