Автоматизация работы с конфиденциальными документами для консалтинговых компаний.
Характер работы консалтинговых компаний требует от них использования удобной и надежной системы хранения, согласования и обменами конфиденциальными документами. Такая система должна поддерживать мобильный доступ к документам и онлайн-конференции, а также отвечать самым современным требованиям к безопасности и надежности обработки информации.
Система "Управление консалтингом для Office 365" разработана по заказу крупной международной консалтинговой компании для повышения эффективности, скорости и безопасности работы с документами. Система предлагает сотрудникам консалтинговой фирмы современные средства коммуникации с заказчиками, автоматизирует процесс сбора, согласования и обмена конфиденциальными документами и отчетами, обеспечивает защищенное хранение данных и мобильный доступ к ним для авторизованных лиц, включает ряд специализированных сервисов (ВИКИ-библиотека общих документов, глобальные и локальные события и новости, онлайн-согласование отчетов и вывод протокола согласования). Работа в среде Office 365 обеспечивает соответствие требованиям безопасности хранения документов и гарантирует доступ к данным для всех пользователей, в том числе – для удаленных и мобильных, не требуя установки дополнительного ПО.
Основные возможности системы:
- Создание команд консультантов, отвечающих за работу с конкретным клиентом. Доступ к документам этого клиента предоставляется только участникам соответствующей команды.
- Хранение всех документов клиента в личном кабинете, который является частью общего хранилища данных. Доступ к данным в личном кабинете предоставляется только авторизованным сотрудникам клиента. Индивидуальная настройка личного кабинета позволяет организовать хранилище документов наиболее удобным клиенту образом.
- Онлайн-согласование отчетов с клиентами. Для этого со стороны клиента вводится роль валидатора, который имеет исключительные права на одобрение документов, подготовленных консультантами. Предусмотрена возможность ведения реестра отчетов. Вся переписка сотрудников клиента и консалтинговой компании и результаты согласования заносятся в отдельный протокол, который выгружается в формате Word.
- Контроль бюджета клиента, получение от его сотрудников заявок на расходы, их согласование и выплата компенсаций, учет согласованных расходов в бюджете клиента и проверка остатка, получение от клиента и прикрепление закрывающих документов по согласованным расходам.
- Ведение консалтинговой фирмой ВИКИ-библиотеки с типовыми документами, справками, приказами, шаблонами документов, доступными всем заказчикам.
- Загрузка и выгрузка документов авторизованными сотрудниками по защищенному протоколу вместо пересылки по электронной почте.
- Создание новостей и событий как глобальных (для сотрудников консалтинговой фирмы и всех клиентов), так и локальных (для отдельного клиента).
- Создание и занесение в календарь клиента разработанного для него графика платежей.
- Быстрый доступ авторизованных сотрудников клиента и консалтинговой фирмы к контактам друг друга (чат, почта).
- Поддержка версионности – хранение указанного числа копий для документа.
- Возможность применения политик хранения документов (например, автоматический перенос их в архив из личного кабинета через установленный период времени). Автоматизированная система выгрузки документов во внешнее хранилище по расписанию или “по кнопке” позволяет избежать избыточности данных и организовать дополнительное хранилище, не зависящее от “облака”.
- Развитая система оповещений:
- О наступлении локальных (включая уведомления о датах платежей) и глобальных событий.
- О появлении в системе и в личных кабинетах новых документов.
- О превышении заданного числа документов в системе.
- Встроенные механизмы разграничения доступа к данным, защиты от вирусов и восстановления данных.
- Удобный, безопасный и быстрый доступ к данным через Internet, в том числе - с мобильных устройств.
- Интерфейс на русском и английском языках.
Для работы с системой все сотрудники компании должны иметь активированную подписку на Microsoft Office 365, иметь доступ в Internet, у них должен быть установлен любой браузер, одобренный Microsoft для работы с Microsoft Office 365.
"Автоматизация консалтинга с помощью Microsoft Teams", статья группы экспертов по организации совместной работы и оказанию услуг через Интернет
Онлайн-согласование отчета с заказчиком:
Файловая структура в личном кабинете заказчика:
