Система управления закупками разработана на платформе Microsoft SharePoint и предназначена для автоматизации совместной работы сотрудников различных подразделений компании при выполнении заявок на закупки товаров и услуг, поступающих в отдел закупок от внутренних подразделений или от внешних заказчиков.
Продукт автоматизирует основные этапы процесса создания, рассмотрения и реализации заявок и позволяет контролировать весь цикл прохождения - от создания и утверждения ответственными лицами Компании до полного выполнения. Система автоматически отслеживает количество принятых обращений на закупку и время их утверждения для каждого участника бизнес-процесса. Движение заявок по цепочке согласования оформляется в виде рабочих процессов, которые могут быть модифицированы в случае необходимости. Разграничение прав доступа позволяет соблюсти заданные требования конфиденциальности и обеспечить просмотр и модификацию только уполномоченными на то лицами. Гибкая система построения отчетов позволяет получить любую интересующую информацию по всем завершенным или находящимся в процессе рассмотрения запросам.
Архитектура продукта позволяет использовать его как в собственной сети Компании, так и разместить «в облаке» - на внешних ресурсах, по выбору заказчика, для снижения эксплуатационных расходов и повышения уровня безопасности данных.
Система управления закупками обеспечивает следующие возможности:
- Полный контроль над процессом закупок – от согласования до выполнения
- Ведение архива заявок на закупку и поиск по их метаданным (название, дата создания, сумма, дата окончания и т.д.), а также по любому слову, встречающемуся в тексте
- Создание и настройка необходимых процедур и утверждения
- Ведение Истории по всем рабочим процессам согласования заявок, завершенным или находящимся в работе
- Отслеживание состояния каждого запроса на текущий момент времени
- Уведомление назначенных участников бизнес-процесса об изменении состояния заявок:
Об изменениях, предложенных участниками согласования или одобрения
О прохождении очередного этапа одобрения
О выполнении закупок по утвержденной заявке
- Получение наглядной и обоснованной информации обо всех этапах процесса – времени и качестве исполнения, количестве и времени задержек процесса отдельными исполнителями или подразделениями, наличии «узких мест» процесса, требующих административного вмешательства
- Возможная интеграция с 1С – постановка на баланс, расчет времени амортизации товара и т.д.
- Ролевой принцип работы – на каждую роль участника процесса может быть назначен тот или другой конкретный сотрудник. В случае назначения на роль нескольких сотрудников возможна автоматическая замена в цепочке одобрения запроса одних участников на других, на время отпуска, болезни, обучения и т.д. (по информации от отдела кадров об отсутствии человека в офисе) на определенный период времени. По окончании этого периода замененный сотрудник восстанавливается в своем статусе автоматически, без дополнительных действий со стороны администратора
Преимущества использования системы управления закупками:
- Ускорение и упорядочивание процедуры закупок в компании
- Автоматическая замена отсутствующего сотрудника на его заместителя в утвержденной цепочке согласования позволяет избежать простоев в работы в случае болезни и отпуска
- Настраиваемая система уведомлений автоматически информирует участников о наступлении заданных событий, позволяя избежать таких ситуаций, как истечение срока действия одобренной заявки или превышение времени, отведенного на согласование и подписание
- Руководители получают возможность в любой момент получить полную картину всей процедуры, что значительно облегчает задачу управления им