Электронный документооборот

Документооборот - важная область деятельности любой компании, ее автоматизация всегда позволяет повысить скорость и надежность работы с документами. Согласование, утверждение, хранение и поиск бумажных документов требует много времени и внимания сотрудников. Чем крупнее организация, чем больше поток документов, чем выше степень взаимодействия между сотрудниками, тем больше трудозатраты на создание, пересылку, обсуждение и архивирование бумажных документов. Поэтому автоматизация документооборота, переход на работу с электронными документами - естественный шаг для любого руководителя, стремящегося к повышению скорости и эффективности работы своей компании.

Как правило, под электронным документооборотом понимается система создания, передачи, обработки и хранения всего объема корпоративной документации в корпоративной информационной системе, обеспечивающей совместную работу сотрудников, быстрый поиск необходимых данных и надежное хранение документов. 

Основные преимущества электронного документооборота:

  • Мгновенный доступ сотрудников к актуальной информации, возможность совместной обработки документов
  • Мгновенная доставка документов адресату
  • Уменьшение ошибок, вызванных "человеческим фактором"
  • Мгновенный поиск документов
  • Возможность хранения нескольких версий документов
  • Улучшение взаимодействия между сотрудниками
  • Сокращение потребности в дополнительном персонале
  • Разграничение доступа к документам
  • Возможность восстановления уничтоженных документов
  • Снижение расходов на хранение документации, повышение надежности хранения

Электронный документооборот

Системы электронного документооборота бывают разные – есть огромные и дорогие, которые пишутся годами под специальные задачи, есть легкие и небольшие, востребованные практически в любой компании. Мы ориентируемся на разработке эффективных, экономичных, удобных в использовании и сопровождении систем, способных решать ключевые задачи работы с электронными документами и развиваться  в соответствии с вновь появляющимися требованиями бизнеса. В качестве платформы мы выбрали Microsoft SharePoint, позволяющий  быстро и с минимальными затратами разрабатывать, поддерживать и развивать современные системы электронного документооборота.

Microsoft SharePoint Server 2016 позволяет создавать корпоративные хранилища данных, предоставлять сотрудникам доступ к информации в соответствии с их правами, автоматизировать ключевые бизнес-процессы офисной деятельности на основе надежного и безопасного доступа к корпоративным данным. Созданный на его основе Microsoft SharePoint Online, входящий в состав Microsoft Office 365, позволяет создавать более мощные и мобильные системы электронного документооборота, использующие все преимущества онлайн-сервисов Microsoft - гибкие возможности оплаты, сокращение стоимости и сроков внедрения, уменьшение цены владения за счет отказа от собственных серверных мощностей. Дополнительные преимущества решений на Microsoft Office 365 - повышенная безопасность и надежность хранения данных; новый уровень мобильности сотрудников, способных обратиться к нужным документам из любой точки; автоматическое обновление платформы со стороны Microsoft без дополнительных расходов пользователя.

Примерами такого рода решений может служить система согласования договоров, вышедшая уже в версии 2.0. Разработанная специально для Microsoft SharePoint Online в формате Microsoft SharePoint Add-In, она  ускоряет и облегчает совместную работу по согласованию договоров с учетом различных ролей участников бизнес-процессов и их прав доступа к документам. Информация по другим системам электронного документооборота, разработанным нашей компанией, доступна на страницах нашего сайта:

ДОКУМЕНТООБОРОТ 365

Специальное предложение нашей компании для малого и среднего бизнеса, объединяющее технологии Microsoft и разработанные нами решения. Документооборот 365 включает все необходимое для работы с корпоративной информацией - инструменты создания и редактирования документов, почтовую систему и средства аудио- и видеосвязи, надежные и безопасные хранилища личных и корпоративных данных. Большая часть этих технологий - Exchange, Skype, Word, Excel – уже стандарт де-факто на российском рынке, мы лишь расширили их возможности, добавив системы согласования договоров и согласования запросов на оплату счетов, а также мощную систему резервного копирования документов и почтовых сообщений.

Основные преимущества Документооборота 365 по сравнению с традиционным подходом:

  • Экономичность. Предлагаемые нами варианты использования ПО дешевле и надежнее. Больше никаких вечных лицензий, апгрейдов серверов и новых версий ПО! Работа в кредит. žСокращение налогов на прибыль и имущество. Internet-связь вместо командировок и междугородных звонков.
  • Гибкость. 3 варианта подписки - от самого простого до самого мощного - позволяют заказчику выбрать наиболее подходящий для него набор технологий, а помесячная оплата по числу пользователей, работавших с этими приложениями в предыдущем месяце, позволяет платить только за реально потребленные ресурсы.
  • Надежность. Постоянная доступность приложений и данных на уровне 99,9% гарантируется Microsoft за счет георепликации. С резервным копированием - 100%. Электронные документы не теряются, а уничтоженные - восстанавливаются. Возможность хранения нескольких версий документов.
  • Безопасность. Разграничение доступа, исключение физических угроз данным, встроенные антивирус и антиспам.
  • Скорость. Безбумажная технология избавляет от ручных операций и длительного сбора подписей, электронные документы мгновенно согласовываются и мгновенно ищутся.
  • Мобильность. Электронные документы доступны с любого устройства и из любой точки. Чаты, видео- и аудио-конференции через Интернет. Откажитесь от офиса, откажитесь от серверной инфраструктуры, работайте, где вам удобно!  

Наше предложение рассчитано в первую очередь на тех, кто стремится к максимальному сокращению расходов (за счет отказа от устаревших технологий) и повышению эффективности бизнеса (за счет сокращения ручного труда, рутины и «человеческого фактора»). Мы поможем максимально облегчить совместную работу сотрудников с документами; обеспечим их надежное и безопасное хранение; ускорим  создание, согласование и поиск документов! Подробнее... 

Запись вебинара с презентацией линейки «Документооборот 365» и демонстрацией ее работы доступна по адресу https://1drv.ms/v/s!AqJVEGwwPBAEgqMpBWW2ZPyXQE_YuA

Запись вебинара с презентацией системы «Управление инспекциями» и демонстрацией ее работы доступна по адресу https://1drv.ms/f/s!AqJVEGwwPBAEgqMh2PUyOH0hklkJRQ

 

Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14;   +7 (495) 433-03-58 или напишите нам на электронную почту zapros@allware.ru



Яндекс.Метрика