Работа над проектом поставки и внедрения сложного технологического оборудования представляет собой длительный и трудоемкий процесс. Сотрудникам поставщика необходимо не только подобрать необходимые заказчику связанные между собой товары и услуги, но и учесть все предоставляемые заказчику специальные условия сделки, а также согласовать формируемое предложение с соответствующими руководителями. Для ускорения и формализации этого процесса мы предлагаем систему «Управление расчетом цены проекта», выполненную на платформе Microsoft Office 365.
Описание задачи:
Специалистам по продаже необходимо рассчитать общую цену проекта и сформировать коммерческое предложение (КП), включающее все требуемые позиции и все предоставляемые заказчику специальные условия и оперативно получить одобрение этого КП от всех ответственных лиц.
Краткое описание системы:
Система расчета цены проекта предусматривает автоматизацию всего процесса создания и согласования КП на выполнение конкретного проекта с учетом всех заданных или выбираемых их списка условий поставки и реализации. В отличие от стандартной системы согласования в данном продукте на разных этапах формируются и уточняются параметры КП, в его подготовке участвуют разные подразделения (техническое, коммерческое и т.д.) и каждое из них вводит соответствующие значения. Система рассчитана на крупные компании, формирующие сложные многопозиционные КП на проекты, уникальные для каждого заказчика, в которых учитываются различные параметры и условия поставки.
Система отслеживает состояние процесса согласования на всех этапах и формирует итоговое предложение. Функции администрирования позволяют управлять правами сотрудников и оперативно изменять состав участников цепочки согласования.
Среди параметров, учитываемых при создании КП:
- наличие предложений конкурентов (производители, модели);
- необходимость доставки и монтажа;
- участники сделки (дистрибутор, партнер) и их статус;
- наличие оснований для скидок;
- ожидаемые даты размещения заказа и закрытия сделки;
- гарантия (сроки, тип);
- необходимость обучения;
- специальные условия запуска оборудования;
- условия поставки и оплаты;
По мере прохождения КП по цепочке согласования учитываются время начала и конца согласования на каждом этапе.
Система разграничения доступа:
В системе реализована специальная система разграничения доступа: аккаунт-менеджеры видят только свои заявки, а также весь маршрут согласования, в то время как руководитель команды видит все запросы своих сотрудников, поступившие на согласование. Финансовые контролеры видят все запросы от всех сотрудников с детализацией до всех этапов согласования. Все остальные имеют доступ только к тем заявкам, в согласовании которых они участвуют (видят конечный статус и свой ответ). Роль Администратора имеет расширенные полномочия доступа. Также есть возможность выводить информацию о согласуемых заявках в кратком варианте (инициатор, статус, название и уникальный номер).
Требования к системе:
- Microsoft Office 365 в редакции с SharePoint Online
- Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online
- MS Office (2010 и выше)
Сводная информация по заявкам. Список
Карточка заявки. Внизу вкладка "основное"
Вкладка "обоснование дополнительной скидки"
Вкладка «информация о доставке»
Вкладка "дополнительно"
Карточка заявки. Согласование, выгрузка в excel
