Доставка оригиналов первичных бухгалтерских документов из региональных подразделений или филиалов в центральный офис является затратным процессом, требующим повышенного внимания: необходимо постоянно контролировать срок и полноту отправки и получения документов; обеспечить получение документов полностью и в необходимые сроки; исключить утерю документов по дороге и по месту прибытия.
Описание решения
Система управления сбором первичных документов позволяет упростить и ускорить передачу данных за счет выкладывания сканов первичных документов на корпоративный портал. Сотрудники удаленных филиалов выкладывают отсканированные первичные документы в библиотеку на портале, указывая в качестве свойств тип документа, отчетный период, контрагента, наименование филиала, примечание (при необходимости). В конце отчётного периода сотрудники бухгалтерии центрального офиса проверяют выложенную первичную документацию и утверждают или отклоняют ее. В случае акцепта – документ закрывается на редактирование. В противном случае документ возвращается сотруднику удаленного филиала, загрузившему его на портал, о чем ему направляется оповещение. В случае необходимости возможна интеграция системы со справочником контрагентов из ERP.
Требования к системе:
- SharePoint Server 2010 и выше/SharePoint Online
- Nintex Workflow 2010/2013
- Internet Explorer 8 и выше
Ключевые преимущества:
- Сокращение расходов и ускорение доставки документации
- Исключение возможности утери первичных документов по дороге и по прибытию
- Постоянное наличие актуальной информации о первичной документации
- Безопасное, надежное хранение данных с возможностью разграничения доступа сотрудников и поиска по контрагентам, филиалам, типам и дате первичного документа
Форма загрузки документации
Типы документов
Поиск контрагентов по ИНН и наименованию
Структурированное хранилище документов
Структурированное хранилище документов
Форма проверки
