Система предназначена для автоматизации процессов согласования ответственными лицами компании договоров, создаваемых ее сотрудниками, и предоставления сотрудникам информации о ходе этих процессов. Основное назначение системы – ускорение и визуализация всех шагов согласования договоров. Основные задачи, решаемые системой – создание заявки на согласование договора, создание и запуск процесса согласования документа, контроль состояния заявки (на каком именно шаге согласования она находится), ведение архива заявок. Новая версия создана путем переработки созданной ранее системы с поддержкой новых стандартов Microsoft и с учетом опыта эксплуатации и пожеланий пользователей.
Основные возможности системы:
- Ведение информации о договорах компании в едином хранилище документов.
- Поиск документов, включая поиск по любому слову, встречающемуся в тексте документа.
- Визуализация всех действий на всех этапах утверждения договора.
- Ведение истории по всем рабочим процессам, законченным или нет, в рамках всей системы.
- Создание для каждого договора собственного маршрута согласования.
- Постоянный контроль состояния процесса (текущий этап согласования; лицо, рассматривающее заявку на данном этапе; итоговый статус заявки).
- Удобный и быстрый доступ к данным, в том числе - с мобильных устройств.
- Архивирование информации о выполненных/невыполненных/отклоненных заявках.
- Адаптация интерфейса под стиль портала заказчика.
- Возможность разграничения прав на создание и просмотр заявок.
- Многоязычность (готовый интерфейс на русском или английском языках, возможно создание версии с интерфейсом на любом другом языке).
- Единая база справочников контрагентов и ролей.
- Оперативное оповещение участников процессов о наступлении событий.
Реализация в формате Microsoft SharePoint Add-in позволяет избежать необходимости в обновлении системы при обновлении SharePoint Online компанией Microsoft.
Ролевая модель:
В системе предусмотрены роли: администратор; автор заявки; участник согласования договора.
- Администратор – лицо, отвечающее за развертывание и работу системы, заведение роли и назначения на эти роли реальных лиц.
- Автор заявки - лицо, имеющее право отправлять договор на согласование.
- Участник согласования – лицо (одно из лиц), уполномоченное рассматривать договор и имеющее право отклонить его или одобрить.
