Управление инспекциями на платформе Office 365

Для обеспечения бесперебойной работы технологического оборудования компаниям и департаментам, занимающихся его обслуживанием по сервисным договорам, необходимо контролировать выполнение требований регламента и соблюдение графика профилактических и сервисных работ. Для автоматизации такого контроля мы предлагаем решение «Управление инспекциями», выполненное на платформе Microsoft Office365, позволяющее автоматически заполнять журнал обслуживания, контролировать точное выполнение требований сервисных контрактов и управлять работой выездных специалистов.

Описание задачи

Необходимо быстро предоставлять специалистам, выезжающим на обслуживание объектов и оборудования, адреса объектов, ожидающих/подлежащих очередной инспекции и автоматически формировать сводный журнал обслуживания с данными о фактически проведенных инспекциях с накоплением дополнительной информации о состоянии объектов и инфраструктуры. Сведения о проведенных инспекциях необходимо соотносить с требованиями регламента обслуживания, указанного в сервисном договоре, и контролировать выполнение SLA.

Описание Системы

Система автоматизации работы мобильных инженеров «Управление инспекциями» входит в линейку «Документооборот 365» (www.alwgroup.ru) и использует для своей работы Microsoft Office 365 (SharePoint Online и PowerApps) и сервис бизнес-аналитики Microsoft Power BI. Она разработана для применения компаниями-провайдерами услуг и отделами обслуживания крупных промышленных предприятий в таких отраслях, как ТЭК, телекоммуникации, транспорт и т.д., выполняющими регулярный мониторинг и обслуживание различных объектов и оборудования.

«Управление инспекциями» контролирует своевременное проведение ремонтных и профилактических работ на различных объектах, обслуживаемых сервисной компанией/сервисным департаментом – выводит на мобильное устройство инженера список объектов, которые необходимо посетить; пересылает в компанию информацию о проведении работ на объектах тем или иным специалистом с фиксацией места, даты и времени обслуживания; составляет отчеты о проведении работ на всех обслуживаемых компанией объектах и проверяет соблюдение графика обслуживания. Дополнительные возможности – контроль нахождения сотрудников с помощью геолокации; накопление информации о состоянии обслуживаемых объектов для последующего анализа; возможность онлайн-доступа специалиста на месте к технической и служебной информации по оборудованию (документация, список неисправностей, инструкции по эксплуатации и т.д.); визуальная бизнес-аналитика.

Система разработана для повышения уровня внутренних коммуникаций с использованием новейших технологических возможностей и реализует основные требования к автоматизации бизнес-процессов:

  • надежный мобильный доступ к информации для всех пользователей;
  • безопасность корпоративных данных;
  • наглядное представление бизнес-результатов для руководства;

Обычно выездные инженеры посещают офис компании, чтобы получить наряд на работы и список объектов для инспекций, а после завершения работы должны подписать у заказчика документ, подтверждающий факт проведения работ. Затем им необходимо вернуть этот документ в офис компании, где кто-то его отсканирует, введет в систему и поместит в папку в специальном шкафу. Это долгая процедура, требующая большого количества ручных операций, поездок инженеров в офис и обратно, и траты огромного количества времени на заполнение и хранение (а при необходимости и поиска) большого объема бумажной документации. Наша система позволяет сервисной компании автоматизировать управление выездными инженерами, отслеживать состояние дел на всех обслуживаемых объектах, генерировать отчеты и обеспечивать выполнение SLA для каждого объекта. При этом исключается необходимость работы с бумажными документами - для передачи и хранения служебной информации используется Internet. 

Inspections Manager

"Управление инспекциями" состоит из мобильного приложения, скачиваемого на устройство инженера, и системы на Office 365, которая собирает и обрабатывает данные. Обмен информацией между мобильным устройством и Office 365 ведется с помощью технологии PowerApps, а онлайн-сервис Power BI используется для создания общих отчетов по итогам обслуживания с разбиением по объектам, инженерам и контроля выполнения SLA.

Основные возможности:

  • Автоматическое определение местоположения инженера и информирование его о списке объектов, ждущих обслуживания.
  • Проверка фактического местоположения инженера после получения от него уведомления о начале работ на объекте.
  • Автоматическое получение информации о времени начала и окончания обслуживания.
  • Ускоренный обмен информацией между мобильными устройствами полевых инженеров и центральным офисом.
  • Сбор информации о работах всех инженеров и создание сводных отчетов по компании.
  • Соблюдение сроков профилактических работ.
  • Выявление объектов с пропущенными датами планового обслуживания, предотвращение нарушений SLA.
  • Сбор статистики о выполненном обслуживании и накопление дополнительных данных об объекте (тип оборудования, список найденных проблем, тип посещения - нерегулярный или аварийный, результаты ремонта, фото и видеофайлы).
  • Онлайн-доступ инженера к необходимой информации по оборудованию (статистика работы и список неисправностей в прошлом, инструкции по эксплуатации, планы и схемы объектов, различная документация и т.д.)

"Управление инспекциями" устраняет необходимость в подписании документов с клиентом для подтверждения факта обслуживания и автоматически пересылает информацию об проведении работ услуге в центральный офис сразу же после их завершения. Процесс контроля прост, прозрачен и быстр. Полученные данные предоставляют сервисной компании документальное подтверждение выполнения работ в соответствии с условиями договора. По словам одного из заказчиков, занимающегося сервисным обслуживанием объектов ЖКХ по контракту с местными органами власти, развертывание системы позволило повысить качество услуг, улучшить контроль над деятельностью полевых инженеров, а главное - уменьшило объем финансовых претензий со стороны заказчика на 80%.

Требования к системе:

  • Microsoft Office 365 и Microsoft Power BI.

Ключевые преимущества системы:

  • Единый центр контроля сервисных инженеров..
  • Гибкая система прав доступа.
  • Ежедневное оповещение руководителей служб о посещенных объектах.
  • Контроль посещения объекта с комментарием исполнителя.
  • Контроль соблюдения графика обслуживания объектов и предупреждение руководства в случае пропуска требуемых сроков работ.
  • Накопление информации о состоянии посещенных объектов/оборудования.
  • Геолокация и контроль реального местонахождения инженеров.
  • Доступ через браузер из любой точки мира.

Этим функционалом уже пользуются  

Profi-system«Внедрение системы позволило мне, как руководителю компании повысить прозрачность контроля за текущим состоянием дел.
Ежедневная сводка даёт мне понимание о работе моих сотрудников, а разработанная отчетность за счет визуального представления позволяет мне выявить проблемные места и оперативно отреагировать на ситуацию».

С. Лемзяков, Генеральный директор ПРОФИ-СИСТЕМ 

Полный текст интервью С. Лемзякова по поводу внедрения систему управления инспекциями читайте по ссылке: https://www.itweek.ru/its/article/detail.php?ID=200599&_utl_t=fb

 

Cкриншоты решения

 

Мобильное приложение - личный список посещенных инженером объектов

Personal history engineer objects

 

Общий журнал посещений объектов

General journal visits

 

Журнал посещения по людям

The journal visits the people

Список обслуживаемых объектов 

The list of accepted objects

Отчет по обслуженным объектам по людям, по местонахождению объектов и по срокам инспекций

Report on serviced for people, on the location of objects and timing of inspections

 

Запись вебинара с презентацией возможностей системы «Управление инспекциями» и демонстрацией ее работы доступна по адресу https://1drv.ms/f/s!AqJVEGwwPBAEgqMh2PUyOH0hklkJRQ

 

Получить более подробную информацию вы можете по телефонам +7 (495) 788-74-14;   +7 (495) 433-03-58 или напишите нам на электронную почту 



Яндекс.Метрика