Разработанная нами система согласования юридических документов на SharePoint Online полностью использует возможности SharePoint для надежного и безопасного хранения документов, одновременно предлагая такие преимущества облачных технологий, как полная мобильность доступа для сотрудников и партнеров и гибкость в оплате необходимых для работы ресурсов.
Для компаний, уже перешедших на работу с Microsoft Office 365, наша система позволяет увеличить отдачу от сделанных инвестиций и использовать преимущества Microsoft SharePoint для управления документами, а для компаний, выбирающих решение по автоматизации документооборота, облачная реализация позволит сэкономить значительные средства и сократить время развертывания решения.
Описание решения
Наша система предназначена для организации полного цикла документооборота юридических документов, включая создание, хранение и согласование договоров, обеспечение надежного хранения данных и разграничение доступа к ним.
Основной функционал включает в себя следующие возможности:
- Ведение базы контрагентов и пайщиков
- Создание и согласование договоров
- Использование единого хранилища информации и возможность генерации типовых договоров по заданным шаблонам.
- Возможность распечатки Листа-согласования и/или выгрузка его в формат Word.
- Поддержка версионности.
- Составление реестра договоров (всех или по отдельным типам) для аналитической обработки.
- Ведение архива.
- Многоуровневая система разграничения доступа к папкам и документам.
- Создание договоров как с физическим, так и с юридическими лицами
- Рассылка оповещений о новых задачах согласования и сроках их исполнения.
- Контроль сроков истечения договоров и своевременная рассылка предупреждений.
- Поручения
- Постановка и контроль исполнения поручений.
- Получение оповещений о событиях и поручениями в системе, уведомлений о приближении сроков исполнения, контроля, согласования/визирования, утверждения/подписания договоров.
- Ведение реестра всех поручений.
- Возможность выдачи поручений по документам.
Требования к системе
- Подписка на SharePoint Online
- Наличие на клиентских ПК браузера, совместимого с SharePoint Online; Microsoft Office 2010 и выше любой редакции или подписки на Office Online
Ключевые преимущества
- Единая база справочников клиентов
- Неограниченные цепочки согласования
- Сокращение затрат на администрирование
- Ускорение создания договоров на основании настроенных шаблонов
- Мониторинг процесса согласования и выявление «узких мест»
- Выдача поручений и контроль за сроком их исполнения
Этим функционалом уже пользуются
 |
«Внедрение системы позволило значительно упростить работу с пайщиками, контрагентами и сотрудниками компании за счет появившейся «прозрачности» в работе с документами.»
Юлия Горохова, ПО «РОСТ» |
Скриншоты системы
Шаблоны договорных документов
Реестр договоров по типам
Панель управления документами
Карточки договоров
Задачи согласования
Примеры оповещения пользователей
Матрица согласования
